A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet 4.2. és 4.9. pontja szerint: "4.2. Irattári tervet év közben is módosítani lehet új tétel hozzáadásával. 4.9. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó egy elektronikus ügyirathoz (irataihoz) vagy egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együtteshez az ügyirat életciklusának bármely időpontjában másik tételszámot rendeljen, vagyis tételszámot módosítson."
Kérdés: Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?
Válasz: Általános előírás, hogy az adott évhez tartozó irattári terv alkalmazása, amennyiben lehetséges, az éves iratkezelési fordulónapon kezdődjön meg (általában január 01.-én). Év közben az irattári tervet nem lehet módosítani, egy kivétellel: év közben is ki lehet egészíteni új irattári tétellel.
Az irattári terv részét képezik az irattári tételszámok is, erre figyelemmel felmerül az a kérdés, hogy egy elektronikus ügyirat tételszámának módosítása nem ütközik-e az irattári terv év közbeni módosításának tilalmába. A válasz nem, mivel a felhasználó kétféleképpen tudja az elektronikus ügyirat tételszámát módosítani: vagy egy meglévő másik tételszám alá helyezi az ügyiratot vagy létrehoz egy új irattári tételt és az új tételszám alá helyezi az ügyiratot, amely az egyetlen kivételt jelenti az irattári terv év közbeni módosításának tilalma alól.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése