Iratmegőrzés módjai elektronikus úton (digitális archiválás)

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 3. §-a szerint: „A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:…”

Kérdés: Milyen módokon végezhető az elektronikus iratmegőrzési kötelezettség?

Válasz: A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet háromféle módot különböztet meg:

1. legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzésével (a dokumentum megőrzésével archiválási szolgáltatót is megbízhatunk illetve saját magunk is teljesíthetjük a rendeletben előírt módon a megőrzést
2. zárt (akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvánnyal igazolt) rendszer alkalmazásával
3. elektronikus adatcsere rendszer (EDI) igénybevételével.

A gazdasági társaságokra vonatkozó iratkezelési jogszabályok

Kérdés: A gazdasági társaságok iratkezelésére vonatkozóan van-e olyan átfogó, egységes iratkezelési jogszabály, mint ami a közfeladatot ellátó szervek esetében a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet?

Válasz: A gazdasági társaságok iratkezelésére vonatkozóan nincs egységes, egy jogszabályba foglalt, átfogó iratkezelési szabályozás, csak ágazati jogszabályok egyes, eseti előírásai az irányadók:

pl. polgári jog: magánokirat, írásbeli alakban létrejött szerződés fogalma, általános forgalmi adóról szóló törvény: elektronikus úton kibocsátott számla fogalma, adózás rendjéről szóló törvény: pénzügyi bizonylatok (számla, készpénzfizetési számla, nyugta), nyilvántartások megőrzési ideje.