Milyen esetekben válik szét az expediáló és a kézbesítő személye?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 9. és 20. pontja szerint:
"2. § 9. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;
2. § 20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;"

Kérdés: Milyen esetekben válik szét az expediáló és a kézbesítő személye?

Válasz: Az expediálást, az irat kézbesítésének előkészítését (pl. kiadmányok esetében a hitelesítés megtörténtének, a mellékletek csatolásának ellenőrzését) általában az iratot küldő szervezet végzi, az iratkezelési folyamatának részeként.

A küldő szervezet az expediálást követően, az irat kézbesítésére egy szervezeten kívüli, külső személyt is igénybe vehet (pl. posta, futárszolgálat, stb.), ekkor a kézbesítő a küldő szervezet megbízottja lesz és a küldő szervezetnek felel az irat megfelelő eljuttatásáért a címzett részére.

Az elektronikus iratok (adatátviteli eszköz útján történő) kézbesítésének rendjét a vonatkozó jogszabályok határozzák meg, melyek a küldő szervezet iratkezelési szabályzatába is beépítésre kerülnek.

Az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (5) bekezdése szerint:
"A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,
b) a 41. § (6) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végzõ szerveknek - az iratkezelési szabályzatban meghatározott helyi megőrzési idő után - az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá
c) a 43. § (3) bekezdése szerint elkészített elektronikus adathordozókat
kell leadni."

Kérdés: A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

Válasz: Igen, a két cselekmény időben elkülönülhet egymástól. A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén, az ügyiratokat azok lezárását követően (és ha van, akkor a helyi megőrzési idő elteltét követően) év közben folyamatosan kell a központi irattárba leadni, tehát az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különbözõ idõpontban és egymástól függetlenül történik. Ezzel szemben, papír alapú ügyiratok esetében csak lezárt évfolyamú ügyiratokat lehet a központi irattárba beadni.

Mikor zárja le az ügyiratot az ügyintéző?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (1) bekezdése szerint:
"Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot".


Kérdés: Mikor zárja le az ügyiratot az ügyintéző?

Válasz: Az ügyintéző az ügyet befejezettnek tekinti, ha az elintézett és további érdemi intézkedést nem igényel. Az ügy befejezetté minősítését és az irattári tételszám kiadását követően válik az ügyirat lezárttá.

Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 50. § (1) bekezdése szerint: "Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye."

Kérdés: Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

Válasz: Mindkettő. Ha irat az előzmény, akkor azt előiratnak nevezzük.

Iratkezelési alapfogalmak összehasonlítása II.

Folytatjuk az iratkezelési fogalmak összevetését.

Szerelés	vesd össze	Csatolás
Előadói ív	vesd össze	Kezelési feljegyzések
Ügyirat	vesd össze	Irategyüttes
Iratkezelés rendszere	vesd össze	Iratkezelés megszervezése
Kiadmányozó	vesd össze	Egyéb aláíró
Irattárba vétel időpontja	vesd össze	Irattárba helyezés időpontja
Levéltárba adhatás időpontja	vesd össze	Levéltárba adás időpontja
Irattári terv módosítása	együttes értelmezésre	Irattári tételszám módosítása	Új irattári tétel létrehozása
Küldő iktatószáma	együttes értelmezésre	Ügyazonosító	Ügykezelő rendszer azonosítója
Iratkezelési segédeszközök	együttes értelmezésre	Elektronikus iratkezelési szoftver	Főnyilvántartó-könyv

Most másfajta kapcsolatban ábrázoljuk őket. Az Iratkezelési tudástérképben ezeken a kapcsolatokon keresztül böngészhetünk a fogalmak között. Minden fogalomhoz tartozik jogszabályból idézett definíció, amely alapján jelentésüket összehasonlíthatjuk.

Iratkezelési alapfogalmak összehasonlítása I.

A következő táblázatban a mindennapi munka során gyakran használt fogalmak jelentését hasonlítjuk össze.

iratkezelés		dokumentum, dokumentumkezelés
iratkezelő rendszer		iktató rendszer		ügyviteli rendszer
nyilvántartásba vétel		iktatás
elektronikus iratkezelés		papír alapú iratok megsemmisítése és csak elektronikus megőrzése		nyilvántartások elektronikus vezetése
ügyintéző		ügykezelő
átadás		továbbítás
melléklet		mellékelt irat
szignálás		aláírás
expediálás		kézbesítés
megőrzés		archiválás

Ezeket a fogalmakat sokszor (helytelenül) szinonimaként is használjuk.

De mit jelentenek ezek a fogalmak pontosan? Az Iratkezelési tudástérképben mindegyik alapfogalomat megkeresheti.