Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között? Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerint:
"Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból."

Kérdés: Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között?

Válasz: A selejtezés az irat kijelölése megsemmisítésre. A megsemmisítés a kiselejtezett irat végleges törlése, azaz az iratban lévő információ hozzáférhetetlenné tétele, a helyreállítás lehetőségét kizáró módon.

Kérdés: Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

Válasz: Nem. A selejtezéskor a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell sorolni a megsemmisítésre kijelölt iratokat, az iratok metaadatait pedig meg kell jelölni, utalva a selejtezés tényére. A selejtezést követően csak az iratot, azaz annak tartalmát semmisítjük meg, de a metaadatlapját nem törölhetjük.

Hogyan lesz egy elfekvő iratkezelési szabályzatból a gyakorlatban jól használható eszköz?

Hogyan építse fel irattári tervét úgy, hogy a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó dokumentum helyett egy mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszközt kapjon?

 

Iratkezelési szakmai tapasztalataink alapján, akkor lesz egy vállalkozásnak a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó iratkezelési szabályzatából a mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszköz, ha az iratkezelési szabályzat

tartalmában:

• a vállalkozásnak a korábbi évek alatt kialakult ügyviteli és iratkezelési gyakorlatán alapul, azt teljes mértékben visszatükrözi,
• a költségek csökkentése mellett egyszerűsíti a meglévő ügyviteli és iratkezelési gyakorlatot,
• közérthető módon tartalmazza az ügyviteli folyamatok leírását és azok iratkezeléssel való kapcsolatát,
• nem tűzi ki célul az ügyvitel minden mozzanatára kiterjedő részletes szabályozást, ha nincs igény rá,
• mentes a túlzó, a mindennapi munka során leggyakrabban időhiány miatt be nem tartható előírásoktól,
• kiváltja a korábbi, különböző dokumentumokban szétszórtan még fellelhető iratkezelési rendelkezéseket,
• nincs ellentétben egyéb szabályzatokkal (pl. Szervezeti és Működési Szabályzattal, ISO Minőségbiztosítási Kézikönyvvel), belső utasításokkal, sot, ahol szükséges, kiegészíti azokat,
• teljes mértékben megfelel a vállalkozás üzemeltetési, adatvédelmi és biztonsági szabályainak,
• független a vállalkozásnál éppen használt, aktuális szoftverektől, de melléklete tartalmazhatja az iratkezelő szoftver leírását, felhasználói útmutatóját.

szabályozásában:

• végigkíséri az irat életútját, teljes körűen szabályozza az iratkezelés, iratmegőrzés, selejtezés rendjét,
• egységes érkeztetési és iktatási rendet határoz meg,
• részletesen szabályozza mind a papír alapú, mind az elektronikus iratok kezelését,
• ügyel arra, hogy az elektronikus iratkezelési előírások betartásához elegendő legyen általános számítógépes felhasználói jártasság,
• külön szabályozza a bejövő, kimenő, és belső iratok kezelését,
• figyelembe veszi, hogy nemcsak az iktatással, hanem az egyéb módon nyilvántartott iratok kezelését is fontos szabályozni,
• kötelező melléklete az irattári terv, amely biztosítja az iratok rendszerezett tárolását, visszakeresését, megőrzését a jogszabályok szerinti időtartamban,
• a vállalkozásra irányadó iratkezelési és adatvédelmi jogszabályoknak, jogász által is ellenőrzötten, megfelel.

szerkezetében:

• áttekinthető felépítésű,
• csak ott használ bekezdésekre és pontokra való utalást és egyéb hivatkozásokat, ahol feltétlenül szükséges,
• egységes iratkezelési terminológia, az iratkezelési szakmai fogalmak és kifejezések egységes használata jellemzi,
• rendelkezik iratkezelési fogalomgyűjteménnyel.

Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet 4.2. és 4.9. pontja szerint: "4.2. Irattári tervet év közben is módosítani lehet új tétel hozzáadásával. 4.9. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó egy elektronikus ügyirathoz (irataihoz) vagy egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együtteshez az ügyirat életciklusának bármely időpontjában másik tételszámot rendeljen, vagyis tételszámot módosítson."

Kérdés: Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?

Válasz: Általános előírás, hogy az adott évhez tartozó irattári terv alkalmazása, amennyiben lehetséges, az éves iratkezelési fordulónapon kezdődjön meg (általában január 01.-én). Év közben az irattári tervet nem lehet módosítani, egy kivétellel: év közben is ki lehet egészíteni új irattári tétellel.

Az irattári terv részét képezik az irattári tételszámok is, erre figyelemmel felmerül az a kérdés, hogy egy elektronikus ügyirat tételszámának módosítása nem ütközik-e az irattári terv év közbeni módosításának tilalmába. A válasz nem, mivel a felhasználó kétféleképpen tudja az elektronikus ügyirat tételszámát módosítani: vagy egy meglévő másik tételszám alá helyezi az ügyiratot vagy létrehoz egy új irattári tételt és az új tételszám alá helyezi az ügyiratot, amely az egyetlen kivételt jelenti az irattári terv év közbeni módosításának tilalma alól.

Milyen típusai vannak az irat nyilvántartásba vételének?

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet mellékletének 1. j) pontja szerint:
"Melléklet 1. j) irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;"

Kérdés: Milyen típusai vannak az irat nyilvántartásba vételének?

Válasz: Az irat nyilvántartásba vétele többféleképpen történhet:

1. a küldemények azonosítására szolgáló érkeztetéssel,
2. jogszabályban előírt nyilvántartásba vétellel (pl. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. §-a szerinti nyilvántartások vezetése irattípusonként),
3. belső iratkezelési szabályzatokban előírt nyilvántartásba vétellel,
4. iktatással: ez a nyilvántartásba vételi típus rögzíti a legtöbb adatot az iratról, az iktatószám alapján az ügyintézés teljes folyamata alatt pontos tájékoztatás adható az iratról.

Mi a különbség az ügyintéző és az ügykezelő között?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 35. és 41. pontja szerint:
?2. § 35. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
2. § 41. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;?

Kérdés: Mi a különbség az ügyintéző és az ügykezelő között?

Válasz: Az ügyintéző meghatározza és végrehajtja az érdemi intézkedéseket az ügyben, az érdemi ügyintézést dokumentálja, előkészíti a kiadmányozást, az ügyintézés lezárását követően utasításra az irattárba helyezi az ügyiratot.

Ügykezelési (iratkezelési) feladatokra az ügyintézés előtt, alatt és az ügyintézés lezárását követően is sor kerül. Az ügykezelõ iratkezelési feladatai közé a részére szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások végrehajtása tartozik (pl. érkeztetés, átadás, iktatás). Az ügyintéző ügykezelői feladatokat is elláthat, de az ügykezelő ügyintézői feladatokat nem láthat el.

Mikor készül a kiadmány, a másodlat és a másolat?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 25. és 26. pontja szerint:
"2. § 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
2. § 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;"

Kérdés: Mikor készül a kiadmány, a másodlat és a másolat?

Válasz: A kiadmány a külső szervezethez küldendő iratok egyik fajtája, melyet csak hitelesen lehet külső szervezethez továbbítani. A kiadmányozás az irat aláírásának jogszabályban meghatározott módja, mely aláírással a kiadmányozási joggal rendelkező személy a kiadmányt hitelesíti.

A kiadmány az eredeti, hitelesített irat, az első példány. A kiadmányozáskor a kiadmánynak több másodlata is készülhet. A másodlat a kiadmány második, harmadik, stb. eredeti példánya, melyet a kiadmánnyal azonos módon hitelesítettek.

A másolat mindig utólag, a már kiadmányozott iratról vagy másodlatáról, nem hiteles vagy hiteles másolatként készíthető. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szabályozza.

Kell-e érkeztetni, iktatni vagy egyéb módon nyilvántartani a küldeménynek nem minősülő iratokat?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 22. pontja és 47. § b) és i) pontja szerint:

"2. § 22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
47. § Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat;
i) közlönyöket, sajtótermékeket;"

Kérdés: Kell-e érkeztetni, iktatni vagy egyéb módon nyilvántartani a küldeménynek nem minősülő iratokat?

Válasz: Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 34. § (1) bekezdése szerint. Mivel a reklámanyag, sajtótermék és az elektronikus szemét küldeménynek nem minősül (a küldemény fogalma alóli kivételek), ezért nem kell érkeztetni ezeket az iratokat, tehát az iratkezelés kezdeti folyamatába (a küldemények átvételi, felbontási és érkeztetési folyamatába) sem kerülnek be.

A Korm. rendelet 47. §-a a reklámanyagot és a sajtóterméket mégis visszaemeli a nyilvántartandó iratok közé, azaz a 47. § kivétel alóli kivételt állapít meg azzal, hogy nem írja elő ezen iratok kötelező iktatását, de előírja nyilvántartásukat jogszabályban meghatározott esetekben, amely nyilvántartásba vétel lehet az érkeztetés is, ha a jogszabály kifejezetten így rendelkezik.

Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirol szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (6) bekezdése szerint:
"Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni."

Kérdés: Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

Válasz: Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén, az iktatókönyv év végi zárásának részeként, az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, külön elektronikus adathordozóra elmentett változatát el kell készíteni és le kell adni a központi irattárba.

Tehát minden év végén egy újabb, az adott évben, az iratkezelési szoftver által kezelt, az év utolsó munkanapi, azaz aktualizált állapotban lévő elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó kerül az irattárba.

Honnan és milyen célokra lehet iratot kölcsönözni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 63. § (1) és (5) bekezdése szerint:
"63. § (1) A közfeladatot ellátó szerv dolgozói az érvényes belső szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek ügyiratokat. 63. § (5) Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot és annak iratait."

Kérdés: Honnan és milyen célokra lehet iratot kölcsönözni?

Válasz: Iratot kölcsönözni csak az irattárból lehet. Az iratkölcsönzés során a papír alapú irat az irattárból kiadásra kerül. A kölcsönzés célja lehet belső használat (a közfeladatot ellátó szerv dolgozói részére) és lehet külső használat (más külső szerv, pl. hatóság részére).

A kölcsönzés hiteles vagy egyszerű másolat kiadásával is teljesíthető.

A kölcsönzés papír alapú irat esetén nem azonos az irattárban az iratba történő betekintés biztosításával, valamint nem azonos az irattárban lévő iratnak egy folyamatban lévő ügyirathoz történő szerelésével.

Csak az ügyiratokat kell irattárba helyezni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 18. pontja szerint:
"Irattárba helyezés: Az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre."

Kérdés: Csak az ügyiratokat kell irattárba helyezni?

Válasz: Nemcsak az ügyiratokat, hanem valamennyi, a szervezet irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat is irattárba kell adni. Az irattári anyagba tartozó iratok körét a szervezetnek - a vonatkozó jogszabályok és a szervezet belső szabályzatai alapján készített - irattári terve határozza meg.

Az irattári terv irattári tételekbõl áll, melyekbe ügyiratok (elektronikus ügyiratok) és nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyüttesek (egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együttesek) sorolhatók, elsősorban tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján.

Hogyan iktassuk a mellékelt iratot és a mellékletet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 28. és 29. pontja szerint:
"2. § 28.mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható;
2. § 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;"

Kérdés: Hogyan iktassuk a mellékelt iratot és a mellékletet?

Válasz: A melléklet az irat része. Általában a szerződéseknél találkozhatunk azzal a technikai megoldással, hogy a szerződés szövege csak a szerződés jogi feltételrendszerét tartalmazza, az elválaszthatatlan és számozott mellékletek pedig az egyéb pl. műszaki feltételeket tartalmazzák. Ebben az esetben a szerződés és annak mellékletei egy egész iratot alkotnak, így javasolt egy iktatószámon (alszámon) nyilvántartani valamennyi iratot.

A mellékelt irat a kísérő irattól elválasztható és gyakran a kísérő irat nem tartalmaz semmilyen érdemi információt, ezért nem is iktatjuk, csak a mellékelt irat kap önálló alszámot.