Hogyan lesz egy elfekvő iratkezelési szabályzatból a gyakorlatban jól használható eszköz?

Hogyan építse fel irattári tervét úgy, hogy a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó dokumentum helyett egy mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszközt kapjon?

 

Iratkezelési szakmai tapasztalataink alapján, akkor lesz egy vállalkozásnak a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó iratkezelési szabályzatából a mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszköz, ha az iratkezelési szabályzat

tartalmában:

• a vállalkozásnak a korábbi évek alatt kialakult ügyviteli és iratkezelési gyakorlatán alapul, azt teljes mértékben visszatükrözi,
• a költségek csökkentése mellett egyszerűsíti a meglévő ügyviteli és iratkezelési gyakorlatot,
• közérthető módon tartalmazza az ügyviteli folyamatok leírását és azok iratkezeléssel való kapcsolatát,
• nem tűzi ki célul az ügyvitel minden mozzanatára kiterjedő részletes szabályozást, ha nincs igény rá,
• mentes a túlzó, a mindennapi munka során leggyakrabban időhiány miatt be nem tartható előírásoktól,
• kiváltja a korábbi, különböző dokumentumokban szétszórtan még fellelhető iratkezelési rendelkezéseket,
• nincs ellentétben egyéb szabályzatokkal (pl. Szervezeti és Működési Szabályzattal, ISO Minőségbiztosítási Kézikönyvvel), belső utasításokkal, sot, ahol szükséges, kiegészíti azokat,
• teljes mértékben megfelel a vállalkozás üzemeltetési, adatvédelmi és biztonsági szabályainak,
• független a vállalkozásnál éppen használt, aktuális szoftverektől, de melléklete tartalmazhatja az iratkezelő szoftver leírását, felhasználói útmutatóját.

szabályozásában:

• végigkíséri az irat életútját, teljes körűen szabályozza az iratkezelés, iratmegőrzés, selejtezés rendjét,
• egységes érkeztetési és iktatási rendet határoz meg,
• részletesen szabályozza mind a papír alapú, mind az elektronikus iratok kezelését,
• ügyel arra, hogy az elektronikus iratkezelési előírások betartásához elegendő legyen általános számítógépes felhasználói jártasság,
• külön szabályozza a bejövő, kimenő, és belső iratok kezelését,
• figyelembe veszi, hogy nemcsak az iktatással, hanem az egyéb módon nyilvántartott iratok kezelését is fontos szabályozni,
• kötelező melléklete az irattári terv, amely biztosítja az iratok rendszerezett tárolását, visszakeresését, megőrzését a jogszabályok szerinti időtartamban,
• a vállalkozásra irányadó iratkezelési és adatvédelmi jogszabályoknak, jogász által is ellenőrzötten, megfelel.

szerkezetében:

• áttekinthető felépítésű,
• csak ott használ bekezdésekre és pontokra való utalást és egyéb hivatkozásokat, ahol feltétlenül szükséges,
• egységes iratkezelési terminológia, az iratkezelési szakmai fogalmak és kifejezések egységes használata jellemzi,
• rendelkezik iratkezelési fogalomgyűjteménnyel.