Használható-e szinonimaként a szignálás, az aláírás és a kiadmányozás?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 33. pontja szerint:
"2. § 33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézõ személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;"

Kérdés: Használható-e szinonimaként a szignálás, az aláírás és a kiadmányozás?

Válasz: Nem. A szignálás az iratkezelési folyamat része, szignálás alatt az ügyintéző, a feladat és a határidő kijelölését értjük. Az irat aláírását gyakran tévesztik össze az irat szignózásával, a szignózást pedig a szignálással.

E fogalmak közötti különbségek bemutatására vegyünk egy gyakori példát, a szerződést: A felek a szerződést annak megkötése érdekében aláírják a szerződéses rendelkezések után, azonban a felek gyakran szignózzák is a szerződés valamennyi oldalát, azaz kézjegyükkel látják el, így igazolva a szerződés oldalainak eredetiségét valamint azt, hogy a szerződés valamennyi oldalát elolvasták, megismerték. A szerződés aláírásához az aláírást a jogszabályokban előírt formai feltételeknek megfelelően kell megtenni, így az aláíró oldalon a kézjegy feleslegessé válik.

A kiadmány a külső szervezethez küldendő iratok egyik fajtája, melyet csak hitelesen lehet külső szervezethez továbbítani. A kiadmányozás az irat aláírásának jogszabályban meghatározott módja, mely aláírással a kiadmányozási joggal rendelkező személy a kiadmányt hitelesíti.

Mit értünk az iratkezelés rendszere alatt?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 68. § (1) bekezdése szerint:

?68. § (1) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelõen az iratkezelést

a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként,

b) osztottan, az ügyeket intézõ szervezeti egységnél, vagy

c) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával szervezheti meg.?

Kérdés: Mit értünk az iratkezelés rendszere alatt?

Válasz: Az iratkezelés rendszerére nincs jogszabályi definíció, így a gyakorlatban sokféleképpen határozzák meg az iratkezelés rendszerét: tágan az iratkezelés teljes folyamatát, szűken csak az iktatási rendet értik alatta.

A közfeladatot ellátó szervek digitális archiválási feladatai

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (2) bekezdése szerint: „E rendelet hatálya - a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő elektronikus dokumentumként kiadott lapszámainak digitális archiválása kivételével - nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.”

Kérdés: Milyen jogszabályt kell követniük a közfeladatot ellátó szerveknek a digitális archiválás során, figyelemmel arra, hogy a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet hatálya nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervekre?

Válasz: A közfeladatot ellátó szervek digitális archiválási feladatait a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szabályozza.

Elektronikus másolatkészítés

A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet 3. §-a szerint:

„A Pp. által meghatározott szerv, illetőleg személy által az e rendelet szabályai szerint készített elektronikus másolathoz az abban meghatározott joghatások fűződnek.”

Kérdés: Mely esetekben nem elegendő az egyszerű fénymásolat készítése, helyette mikor kell alkalmazni az elektronikus másolatkészítésről szóló rendeletet?

Válasz: A rendelet a közokiratokra, a teljes bizonyító erejű magánokiratokra és a számviteli bizonylatokra terjed ki. Ha az említett papíralapú okiratokról, bizonylatokról az elektronikus másolatkészítésről szóló 13/2005. (X. 27.) IHM szabályait alkalmazva készítünk elektronikus másolatot, akkor az elektronikus másolat ugyanolyan joghatás kiváltására lesz alkalmas, mint az eredeti, papír alapú irat. Az elektronikus másolat elkészítését követően a papír alapú iratot nem semmisíthetjük meg, ha jogszabály az irat papír alapon történő megőrzését írja elő.

A közlevéltár szervnyilvántartása

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 6. §-ának (1) bekezdése szerint:

„A közlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával nyilvántartást vezet….”

Kérdés: A közlevéltár mely szervekről vezet nyilvántartást?

Válasz: A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szerveket és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokat veszi szervnyilvántartásba [6. § (2)]. 

A szervnyilvántartás kiterjedhet a nem közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű irattári anyagára is, ha azok rendszeres átvételére a szerv a közlevéltárral megállapodást kötött [6. § (3)].

Természetes személyek maradandó értékű iratai

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 2. §-ának e) pontja szerint: „ 2. § E törvény hatálya kiterjed

e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű iratra.”

Kérdés: A magánszemélyek mely iratai kerülnek a levéltári törvény hatálya alá?

Válasz: A magánszemélyek (természetes személyek) tulajdonában lévő maradandó értékű iratok kerülnek a levéltári törvény hatálya alá, tekintettel a levéltári törvény céljára: a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része – a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként – épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon [1. § b)].

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat [3. § j)].

Mi a különbség az irat átadása és továbbítása között?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 2. és 34. pontja szerint:
"2. § 2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
2. § 34. továbbítás:az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;"

Kérdés: Mi a különbség az irat átadása és továbbítása között?

Válasz: Az irat átadása során kezelési jog átruházására kerül sor, amellyel az iratért való felelősség és a kárveszély is átszáll az átvevõre (pl. az irat biztonságos tárolásáért való felelősség, az iratkezelési feladatok ellátásáért való felelősség, az irattal kapcsolatos vezetői vagy ügyintézői utasítások végrehajtásáért való felelősség). A kezelési jogosultságok és kötelezettségek átruházása miatt szükséges az iratot átadó és átvevő személyének nyilvántartása, az átadott iratok körének rögzítése, stb.

Az irat továbbítása nem feltétlenül jár együtt a kezelési jog átruházásával (az átadással), azaz megvalósulhat úgy is, hogy akinek továbbították, csak megtekintheti az iratot (olvasási jogosultságot kap), de kezelési jogot nem szerez.