Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirol szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (6) bekezdése szerint:
"Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni."

Kérdés: Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

Válasz: Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén, az iktatókönyv év végi zárásának részeként, az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, külön elektronikus adathordozóra elmentett változatát el kell készíteni és le kell adni a központi irattárba.

Tehát minden év végén egy újabb, az adott évben, az iratkezelési szoftver által kezelt, az év utolsó munkanapi, azaz aktualizált állapotban lévő elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó kerül az irattárba.

Az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (5) bekezdése szerint:
"A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,
b) a 41. § (6) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végzõ szerveknek - az iratkezelési szabályzatban meghatározott helyi megőrzési idő után - az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá
c) a 43. § (3) bekezdése szerint elkészített elektronikus adathordozókat
kell leadni."

Kérdés: A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

Válasz: Igen, a két cselekmény időben elkülönülhet egymástól. A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén, az ügyiratokat azok lezárását követően (és ha van, akkor a helyi megőrzési idő elteltét követően) év közben folyamatosan kell a központi irattárba leadni, tehát az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különbözõ idõpontban és egymástól függetlenül történik. Ezzel szemben, papír alapú ügyiratok esetében csak lezárt évfolyamú ügyiratokat lehet a központi irattárba beadni.