Mit értünk az iratkezelés rendszere alatt?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 68. § (1) bekezdése szerint:

?68. § (1) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelõen az iratkezelést

a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként,

b) osztottan, az ügyeket intézõ szervezeti egységnél, vagy

c) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával szervezheti meg.?

Kérdés: Mit értünk az iratkezelés rendszere alatt?

Válasz: Az iratkezelés rendszerére nincs jogszabályi definíció, így a gyakorlatban sokféleképpen határozzák meg az iratkezelés rendszerét: tágan az iratkezelés teljes folyamatát, szűken csak az iktatási rendet értik alatta.

Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirol szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (6) bekezdése szerint:
"Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni."

Kérdés: Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?

Válasz: Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén, az iktatókönyv év végi zárásának részeként, az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, külön elektronikus adathordozóra elmentett változatát el kell készíteni és le kell adni a központi irattárba.

Tehát minden év végén egy újabb, az adott évben, az iratkezelési szoftver által kezelt, az év utolsó munkanapi, azaz aktualizált állapotban lévő elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó kerül az irattárba.