Minták a gazdasági társaságok iratkezeléséhez

Kérdés: Mit vegyünk alapul, mi legyen a minta egy kisebb (pl. 10 fő alatti) cég iratkezeléséhez?

Válasz: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése [a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet] háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás.

Az iratkezelési cselekmények közül legalább az

1. érkeztetést (minimum dátum megjelöléssel),
2. az ügyiratképzést,
3. az iktatást (főszámos-alszámos),
4. a stornózást,
5. az átiktatást,
6. a besorolási sémákat,
7.  az ügyek és iratok metaadatait
8. valamint az iratkezelési szabályzat főbb rendelkezéseit

javasolt átvenni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének szabályozásából.

Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között? Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerint:
"Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból."

Kérdés: Mi a különbség a selejtezés és a megsemmisítés között?

Válasz: A selejtezés az irat kijelölése megsemmisítésre. A megsemmisítés a kiselejtezett irat végleges törlése, azaz az iratban lévő információ hozzáférhetetlenné tétele, a helyreállítás lehetőségét kizáró módon.

Kérdés: Az elektronikus irat megsemmisítésekor az irat metaadatait is meg kell semmisíteni?

Válasz: Nem. A selejtezéskor a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell sorolni a megsemmisítésre kijelölt iratokat, az iratok metaadatait pedig meg kell jelölni, utalva a selejtezés tényére. A selejtezést követően csak az iratot, azaz annak tartalmát semmisítjük meg, de a metaadatlapját nem törölhetjük.

Milyen esetekben válik szét az expediáló és a kézbesítő személye?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 9. és 20. pontja szerint:
"2. § 9. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;
2. § 20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;"

Kérdés: Milyen esetekben válik szét az expediáló és a kézbesítő személye?

Válasz: Az expediálást, az irat kézbesítésének előkészítését (pl. kiadmányok esetében a hitelesítés megtörténtének, a mellékletek csatolásának ellenőrzését) általában az iratot küldő szervezet végzi, az iratkezelési folyamatának részeként.

A küldő szervezet az expediálást követően, az irat kézbesítésére egy szervezeten kívüli, külső személyt is igénybe vehet (pl. posta, futárszolgálat, stb.), ekkor a kézbesítő a küldő szervezet megbízottja lesz és a küldő szervezetnek felel az irat megfelelő eljuttatásáért a címzett részére.

Az elektronikus iratok (adatátviteli eszköz útján történő) kézbesítésének rendjét a vonatkozó jogszabályok határozzák meg, melyek a küldő szervezet iratkezelési szabályzatába is beépítésre kerülnek.

Az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (5) bekezdése szerint:
"A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,
b) a 41. § (6) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végzõ szerveknek - az iratkezelési szabályzatban meghatározott helyi megőrzési idő után - az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá
c) a 43. § (3) bekezdése szerint elkészített elektronikus adathordozókat
kell leadni."

Kérdés: A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különböző időpontokban történhet?

Válasz: Igen, a két cselekmény időben elkülönülhet egymástól. A Korm. rendelet 41. §-ának (6) bekezdése szerinti iktatás esetén, az ügyiratokat azok lezárását követően (és ha van, akkor a helyi megőrzési idő elteltét követően) év közben folyamatosan kell a központi irattárba leadni, tehát az évfolyam lezárása és a lezárt ügyiratok központi irattárba adása különbözõ idõpontban és egymástól függetlenül történik. Ezzel szemben, papír alapú ügyiratok esetében csak lezárt évfolyamú ügyiratokat lehet a központi irattárba beadni.

Mikor zárja le az ügyiratot az ügyintéző?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (1) bekezdése szerint:
"Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot".


Kérdés: Mikor zárja le az ügyiratot az ügyintéző?

Válasz: Az ügyintéző az ügyet befejezettnek tekinti, ha az elintézett és további érdemi intézkedést nem igényel. Az ügy befejezetté minősítését és az irattári tételszám kiadását követően válik az ügyirat lezárttá.

Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 50. § (1) bekezdése szerint: "Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye."

Kérdés: Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

Válasz: Mindkettő. Ha irat az előzmény, akkor azt előiratnak nevezzük.