"Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni."
Kérdés: Mit jelent az "őrzési időnek megfelelően aktualizált állapot"?
Válasz: Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén, az iktatókönyv év végi zárásának részeként, az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, külön elektronikus adathordozóra elmentett változatát el kell készíteni és le kell adni a központi irattárba.
Tehát minden év végén egy újabb, az adott évben, az iratkezelési szoftver által kezelt, az év utolsó munkanapi, azaz aktualizált állapotban lévő elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó kerül az irattárba.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése