Milyen típusai vannak az irat nyilvántartásba vételének?

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet mellékletének 1. j) pontja szerint:
"Melléklet 1. j) irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;"

Kérdés: Milyen típusai vannak az irat nyilvántartásba vételének?

Válasz: Az irat nyilvántartásba vétele többféleképpen történhet:

1. a küldemények azonosítására szolgáló érkeztetéssel,
2. jogszabályban előírt nyilvántartásba vétellel (pl. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirõl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. §-a szerinti nyilvántartások vezetése irattípusonként),
3. belső iratkezelési szabályzatokban előírt nyilvántartásba vétellel,
4. iktatással: ez a nyilvántartásba vételi típus rögzíti a legtöbb adatot az iratról, az iktatószám alapján az ügyintézés teljes folyamata alatt pontos tájékoztatás adható az iratról.

Hogyan iktassuk a mellékelt iratot és a mellékletet?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 28. és 29. pontja szerint:
"2. § 28.mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható;
2. § 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;"

Kérdés: Hogyan iktassuk a mellékelt iratot és a mellékletet?

Válasz: A melléklet az irat része. Általában a szerződéseknél találkozhatunk azzal a technikai megoldással, hogy a szerződés szövege csak a szerződés jogi feltételrendszerét tartalmazza, az elválaszthatatlan és számozott mellékletek pedig az egyéb pl. műszaki feltételeket tartalmazzák. Ebben az esetben a szerződés és annak mellékletei egy egész iratot alkotnak, így javasolt egy iktatószámon (alszámon) nyilvántartani valamennyi iratot.

A mellékelt irat a kísérő irattól elválasztható és gyakran a kísérő irat nem tartalmaz semmilyen érdemi információt, ezért nem is iktatjuk, csak a mellékelt irat kap önálló alszámot.

Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 50. § (1) bekezdése szerint: "Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye."

Kérdés: Előzmény csak irat lehet vagy ügy is?

Válasz: Mindkettő. Ha irat az előzmény, akkor azt előiratnak nevezzük.