Iratmegőrzés teljesítése elektronikus úton (digitális archiválás)

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (1) bekezdése szerint: „Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint lehet teljesíteni."

Kérdés: Milyen esetekben lehet elektronikus úton teljesíteni az iratmegőrzési kötelezettséget?

Válasz: A papír alapú irat, okirat illetve eredeti példány megőrzésére vonatkozó kötelezettséget nemcsak papír alapon, hanem elektronikus úton is lehet teljesíteni a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szerint. Azonban felhívjuk a figyelmet arra, hogy a rendelet szerinti, elektronikus úton történő megőrzésre akkor van mód, ha kifejezetten törvény írja elő az említett iratok megőrzését és nem más jogszabály.

Iratmegőrzés módjai elektronikus úton (digitális archiválás)

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 3. §-a szerint: „A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:…”

Kérdés: Milyen módokon végezhető az elektronikus iratmegőrzési kötelezettség?

Válasz: A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet háromféle módot különböztet meg:

1. legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzésével (a dokumentum megőrzésével archiválási szolgáltatót is megbízhatunk illetve saját magunk is teljesíthetjük a rendeletben előírt módon a megőrzést
2. zárt (akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvánnyal igazolt) rendszer alkalmazásával
3. elektronikus adatcsere rendszer (EDI) igénybevételével.