Iratmegőrzés teljesítése elektronikus úton (digitális archiválás)

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (1) bekezdése szerint: „Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint lehet teljesíteni."

Kérdés: Milyen esetekben lehet elektronikus úton teljesíteni az iratmegőrzési kötelezettséget?

Válasz: A papír alapú irat, okirat illetve eredeti példány megőrzésére vonatkozó kötelezettséget nemcsak papír alapon, hanem elektronikus úton is lehet teljesíteni a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szerint. Azonban felhívjuk a figyelmet arra, hogy a rendelet szerinti, elektronikus úton történő megőrzésre akkor van mód, ha kifejezetten törvény írja elő az említett iratok megőrzését és nem más jogszabály.

A közfeladatot ellátó szervek digitális archiválási feladatai

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 1. §-ának (2) bekezdése szerint: „E rendelet hatálya - a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő elektronikus dokumentumként kiadott lapszámainak digitális archiválása kivételével - nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.”

Kérdés: Milyen jogszabályt kell követniük a közfeladatot ellátó szerveknek a digitális archiválás során, figyelemmel arra, hogy a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet hatálya nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervekre?

Válasz: A közfeladatot ellátó szervek digitális archiválási feladatait a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szabályozza.