A közlevéltár szervnyilvántartása

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 6. §-ának (1) bekezdése szerint:

„A közlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával nyilvántartást vezet….”

Kérdés: A közlevéltár mely szervekről vezet nyilvántartást?

Válasz: A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szerveket és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokat veszi szervnyilvántartásba [6. § (2)]. 

A szervnyilvántartás kiterjedhet a nem közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű irattári anyagára is, ha azok rendszeres átvételére a szerv a közlevéltárral megállapodást kötött [6. § (3)].

Kell-e érkeztetni, iktatni vagy egyéb módon nyilvántartani a küldeménynek nem minősülő iratokat?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 22. pontja és 47. § b) és i) pontja szerint:

"2. § 22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
47. § Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat;
i) közlönyöket, sajtótermékeket;"

Kérdés: Kell-e érkeztetni, iktatni vagy egyéb módon nyilvántartani a küldeménynek nem minősülő iratokat?

Válasz: Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 34. § (1) bekezdése szerint. Mivel a reklámanyag, sajtótermék és az elektronikus szemét küldeménynek nem minősül (a küldemény fogalma alóli kivételek), ezért nem kell érkeztetni ezeket az iratokat, tehát az iratkezelés kezdeti folyamatába (a küldemények átvételi, felbontási és érkeztetési folyamatába) sem kerülnek be.

A Korm. rendelet 47. §-a a reklámanyagot és a sajtóterméket mégis visszaemeli a nyilvántartandó iratok közé, azaz a 47. § kivétel alóli kivételt állapít meg azzal, hogy nem írja elő ezen iratok kötelező iktatását, de előírja nyilvántartásukat jogszabályban meghatározott esetekben, amely nyilvántartásba vétel lehet az érkeztetés is, ha a jogszabály kifejezetten így rendelkezik.