Használható-e szinonimaként a szignálás, az aláírás és a kiadmányozás?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 33. pontja szerint:
"2. § 33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézõ személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;"

Kérdés: Használható-e szinonimaként a szignálás, az aláírás és a kiadmányozás?

Válasz: Nem. A szignálás az iratkezelési folyamat része, szignálás alatt az ügyintéző, a feladat és a határidő kijelölését értjük. Az irat aláírását gyakran tévesztik össze az irat szignózásával, a szignózást pedig a szignálással.

E fogalmak közötti különbségek bemutatására vegyünk egy gyakori példát, a szerződést: A felek a szerződést annak megkötése érdekében aláírják a szerződéses rendelkezések után, azonban a felek gyakran szignózzák is a szerződés valamennyi oldalát, azaz kézjegyükkel látják el, így igazolva a szerződés oldalainak eredetiségét valamint azt, hogy a szerződés valamennyi oldalát elolvasták, megismerték. A szerződés aláírásához az aláírást a jogszabályokban előírt formai feltételeknek megfelelően kell megtenni, így az aláíró oldalon a kézjegy feleslegessé válik.

A kiadmány a külső szervezethez küldendő iratok egyik fajtája, melyet csak hitelesen lehet külső szervezethez továbbítani. A kiadmányozás az irat aláírásának jogszabályban meghatározott módja, mely aláírással a kiadmányozási joggal rendelkező személy a kiadmányt hitelesíti.

Mikor készül a kiadmány, a másodlat és a másolat?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 25. és 26. pontja szerint:
"2. § 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
2. § 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;"

Kérdés: Mikor készül a kiadmány, a másodlat és a másolat?

Válasz: A kiadmány a külső szervezethez küldendő iratok egyik fajtája, melyet csak hitelesen lehet külső szervezethez továbbítani. A kiadmányozás az irat aláírásának jogszabályban meghatározott módja, mely aláírással a kiadmányozási joggal rendelkező személy a kiadmányt hitelesíti.

A kiadmány az eredeti, hitelesített irat, az első példány. A kiadmányozáskor a kiadmánynak több másodlata is készülhet. A másodlat a kiadmány második, harmadik, stb. eredeti példánya, melyet a kiadmánnyal azonos módon hitelesítettek.

A másolat mindig utólag, a már kiadmányozott iratról vagy másodlatáról, nem hiteles vagy hiteles másolatként készíthető. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szabályozza.