Hogyan lesz egy elfekvő iratkezelési szabályzatból a gyakorlatban jól használható eszköz?

Hogyan építse fel irattári tervét úgy, hogy a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó dokumentum helyett egy mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszközt kapjon?

 

Iratkezelési szakmai tapasztalataink alapján, akkor lesz egy vállalkozásnak a polcon porosodó, soha be nem tartott előírásokat tartalmazó iratkezelési szabályzatából a mindennapi munka során használt, az ügyvitelt és iratkezelést megkönnyítő eszköz, ha az iratkezelési szabályzat

tartalmában:

• a vállalkozásnak a korábbi évek alatt kialakult ügyviteli és iratkezelési gyakorlatán alapul, azt teljes mértékben visszatükrözi,
• a költségek csökkentése mellett egyszerűsíti a meglévő ügyviteli és iratkezelési gyakorlatot,
• közérthető módon tartalmazza az ügyviteli folyamatok leírását és azok iratkezeléssel való kapcsolatát,
• nem tűzi ki célul az ügyvitel minden mozzanatára kiterjedő részletes szabályozást, ha nincs igény rá,
• mentes a túlzó, a mindennapi munka során leggyakrabban időhiány miatt be nem tartható előírásoktól,
• kiváltja a korábbi, különböző dokumentumokban szétszórtan még fellelhető iratkezelési rendelkezéseket,
• nincs ellentétben egyéb szabályzatokkal (pl. Szervezeti és Működési Szabályzattal, ISO Minőségbiztosítási Kézikönyvvel), belső utasításokkal, sot, ahol szükséges, kiegészíti azokat,
• teljes mértékben megfelel a vállalkozás üzemeltetési, adatvédelmi és biztonsági szabályainak,
• független a vállalkozásnál éppen használt, aktuális szoftverektől, de melléklete tartalmazhatja az iratkezelő szoftver leírását, felhasználói útmutatóját.

szabályozásában:

• végigkíséri az irat életútját, teljes körűen szabályozza az iratkezelés, iratmegőrzés, selejtezés rendjét,
• egységes érkeztetési és iktatási rendet határoz meg,
• részletesen szabályozza mind a papír alapú, mind az elektronikus iratok kezelését,
• ügyel arra, hogy az elektronikus iratkezelési előírások betartásához elegendő legyen általános számítógépes felhasználói jártasság,
• külön szabályozza a bejövő, kimenő, és belső iratok kezelését,
• figyelembe veszi, hogy nemcsak az iktatással, hanem az egyéb módon nyilvántartott iratok kezelését is fontos szabályozni,
• kötelező melléklete az irattári terv, amely biztosítja az iratok rendszerezett tárolását, visszakeresését, megőrzését a jogszabályok szerinti időtartamban,
• a vállalkozásra irányadó iratkezelési és adatvédelmi jogszabályoknak, jogász által is ellenőrzötten, megfelel.

szerkezetében:

• áttekinthető felépítésű,
• csak ott használ bekezdésekre és pontokra való utalást és egyéb hivatkozásokat, ahol feltétlenül szükséges,
• egységes iratkezelési terminológia, az iratkezelési szakmai fogalmak és kifejezések egységes használata jellemzi,
• rendelkezik iratkezelési fogalomgyűjteménnyel.

Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet 4.2. és 4.9. pontja szerint: "4.2. Irattári tervet év közben is módosítani lehet új tétel hozzáadásával. 4.9. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie, hogy a felhasználó egy elektronikus ügyirathoz (irataihoz) vagy egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együtteshez az ügyirat életciklusának bármely időpontjában másik tételszámot rendeljen, vagyis tételszámot módosítson."

Kérdés: Mikor lehet az irattári tervet módosítani? Milyen cselekmény minősül az irattári terv módosításának?

Válasz: Általános előírás, hogy az adott évhez tartozó irattári terv alkalmazása, amennyiben lehetséges, az éves iratkezelési fordulónapon kezdődjön meg (általában január 01.-én). Év közben az irattári tervet nem lehet módosítani, egy kivétellel: év közben is ki lehet egészíteni új irattári tétellel.

Az irattári terv részét képezik az irattári tételszámok is, erre figyelemmel felmerül az a kérdés, hogy egy elektronikus ügyirat tételszámának módosítása nem ütközik-e az irattári terv év közbeni módosításának tilalmába. A válasz nem, mivel a felhasználó kétféleképpen tudja az elektronikus ügyirat tételszámát módosítani: vagy egy meglévő másik tételszám alá helyezi az ügyiratot vagy létrehoz egy új irattári tételt és az új tételszám alá helyezi az ügyiratot, amely az egyetlen kivételt jelenti az irattári terv év közbeni módosításának tilalma alól.

Csak az ügyiratokat kell irattárba helyezni?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 18. pontja szerint:
"Irattárba helyezés: Az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre."

Kérdés: Csak az ügyiratokat kell irattárba helyezni?

Válasz: Nemcsak az ügyiratokat, hanem valamennyi, a szervezet irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat is irattárba kell adni. Az irattári anyagba tartozó iratok körét a szervezetnek - a vonatkozó jogszabályok és a szervezet belső szabályzatai alapján készített - irattári terve határozza meg.

Az irattári terv irattári tételekbõl áll, melyekbe ügyiratok (elektronikus ügyiratok) és nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyüttesek (egy teljes tételnek megfelelő elektronikus irat-együttesek) sorolhatók, elsősorban tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján.